Phòng Tổ chức hành chính
1. Chức năng:
– Phòng Tổ chức hành chính (TCHC) có chức năng tham mưu cho Giám đốc về công tác tổ chức, cán bộ, thi đua khen thưởng, kỷ luật đối với viên chức, người lao động. Thực hiện quản lý và đảm bảo các chế độ, chính sách đối với viên chức và người lao động.
– Giúp việc cho Ban Giám đốc về công tác hành chính, thông tin tổng hợp, văn thư, lưu trữ, lễ tân; công tác đối nội, đối ngoại.
– Trưởng phòng là người trực tiếp điều hành các công việc của phòng và chịu trách nhiệm trước Giám đốc theo quy định của pháp luật.
2. Nhiệm vụ:
2.1. Công tác tổ chức, cán bộ
– Lập kế hoạch về lao động và biên chế; tham mưu, đề xuất công tác sắp xếp, điều động, tuyển dụng lao động; theo dõi kiểm tra việc tổ chức, quản lý và sử dụng cán bộ, người lao động trong toàn Trung tâm.
– Nghiên cứu tham mưu, đề xuất; các công việc, quy trình về công tác cán bộ, quy hoạch phát triển đội ngũ cán bộ, viên chức phù hợp với yêu cầu phát triển của trung tâm. Thực hiện các thủ tục để xem xét bổ nhiệm các chức vụ trong trung tâm theo phân cấp.
– Quản lý hồ sơ cán bộ, viên chức và lao động hợp đồng trong trung tâm theo quy định hiện hành của Nhà nước.; phối hợp nhận xét, đánh giá cán bộ, viên chức hàng năm. Cập nhật thông tin liên quan đến công tác cán bộ của Trung tâm.
– Soạn thảo các văn bản về công tác tổ chức cán bộ
– Tổ chức thực hiện các chế độ chính sách đối với viên chức; nâng ngạch lương; nâng lương thường xuyên; các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, hưu trí và các chế độ chính sách khác cho cán bộ viên chức và lao động hợp đồng trong trung tâm.
– Tham gia thực hiện, tổng hợp theo dõi công tác khen thưởng; việc chấp hành thời gian, nề nếp, kỷ luật lao động của cán bộ, viên chức và người lao động; kiểm tra, đôn đốc các phòng nghiệp vụ thực hiện đúng quy định, quy chế của đơn vị theo sự phân công của Giám đốc.
– Thường trực các hội đồng: tuyển dụng, nâng lương, nâng ngạch, kỷ luật cán bộ, viên chức; công tác thi đua, khen thưởng của đơn vị. Thực hiện nhiệm vụ thư ký hội đồng thi đua – khen thưởng.
2.2. Công tác hành chính văn phòng
– Đề xuất các giải pháp, biện pháp và tổ chức thực hiện các chủ trương, quy hoạch, kế hoạch phát triển thuộc lĩnh vực được phân công.
– Nghiên cứu, ban hành các văn bản về nội quy, quy chế làm việc của Trung tâm phù hợp với yêu cầu phát triển.
– Theo dõi tiến độ thực hiện kế hoạch của các phòng, báo cáo Lãnh đạo Trung tâm để có ý kiến chỉ đạo; thông báo lịch họp của Ban lãnh đạo.
– Tổng hợp xây dựng các chương trình công tác của Trung tâm. Đôn đốc, theo dõi việc thực hiện các chương trình công tác, các kết luận, chỉ đạo của Giám đốc; ghi biên bản các cuộc họp của Lãnh đạo và của Trung tâm
– Xây dựng báo cáo công tác định kỳ theo quy định của Sở Lao động TB&XH Hà Nội. Tổng hợp báo cáo của các phòng nghiệp vụ về kết quả hoạt động, về đề xuất, kiến nghị và giải pháp thực hiện.
– Tham mưu cho Giám đốc điều hành mối quan hệ, lề lối làm việc trong Trung tâm theo chức năng, nhiệm vụ đã qui định.
– Tổng hợp công tác thi đua – khen thưởng của Trung tâm. Phối hợp với các phòng có liên quan tổ chức hội nghị đại biểu cán bộ công chức hàng năm và các hội nghị của trung tâm
– Thực hiện công tác tổng hợp; hành chính; văn thư, lưu trữ:
+ Tiếp nhận, phân loại, vào sổ văn bản đi, đến, sao chụp làm thủ tục chuyển giao văn bản đến lãnh đạo Trung tâm, các phòng nghiệp vụ Trung tâm, Sở Lao động TBXH và các đơn vị có liên quan,
+Tiếp nhận, giao dịch thư điện tử của Trung tâm: hàng ngày cập nhật thông tin trên hòm thư điện tử.
+ Quản lý, sử dụng và bảo quản con dấu đúng quy định: đóng dấu vào văn bản, giấy tờ theo đúng quy định về thể thức và thủ tục hành chính.
+ Cấp giấy đi đường, giấy giới thiệu cho cán bộ, viên chức đi công tác. Xác nhận giấy đi đường cho khách từ các cơ quan ngoài đến công tác.
+ Lưu trữ văn bản tài liệu đi, đến theo đúng quy định hiện hành
– Phụ trách công tác lễ tân, tiếp khách đến làm việc với Trung tâm
– Quản lý và điều động sử dụng xe ôtô trình Lãnh đạo phê duyệt
– Trực tiếp giải quyết các công việc đối nội, đối ngoại của Trung tâm khi Lãnh đạo phân công
– Bố trí điều kiện làm việc, phục vụ công tác văn phòng cho các đồng chí Lãnh đạo Trung tâm
– Phục vụ trang trí, hội nghị, hội thảo…
– Thực hiện các công việc khác thuộc lĩnh vực văn phòng.
2.3. Công tác Quản trị văn phòng
– Quản lý cơ sở vật chất các phòng làm việc của Lãnh đạo Trung tâm
– Quản lý phục vụ công tác thông tin liên lạc, thư báo
– Quản lý, theo dõi và phục vụ cung ứng văn phòng phẩm trong toàn Trung tâm
– Chịu trách nhiệm giúp Giám đốc quản lý toàn bộ cơ sở vật chất của Trung tâm
– Xây dựng kế hoạch hàng năm cho các công tác xây dựng cơ bản, cải tạo,sửa chữa, và duy tu cơ sở vật chất của Trung tâm
– Xây dựng và triển khai kế hoạch đảm bảo trật tự, an toàn xã hội, phòng chống bão lụt và cháy nổ.
– Thực hiện các thủ tục mua sắm một số loại tài sản phục vụ công việc và các hoạt động cộng vụ và các thủ tục mua sắm thiết bị kỹ thuật cho Trung tâm.
– Thực hiện và tổ chức giám sát sửa chữa và duy tu cơ sở vật chất của Trung tâm. Theo dõi, kiểm tra, quản lý việc sử dụng các thiết bị trong đơn vị.
– Kiểm tra, giám sát việc thực hành tiết kiệm trong sử dụng điện, nước, điện thoại và phòng chống cháy nổ của đơn vị.
2.4. Công tác kế toán
– Lập kế hoạch dự toán ngân sách nhà nước hàng năm, lập phương án phân bổ dự toán ngân sách cho các hoạt động của Trung tâm. Thông báo công khai dự toán NSNN đã được phê duyệt, triển khai theo dõi thực hiện dự toán đã phân bổ;
– Tổ chức hoạch toán và quản lý toàn bộ nguồn thu, chi của trung tâm theo đúng nguyên tắc, chế độ chính sách hiện hành của Nhà Nước;
– Tổ chức thực hiện việc đăng ký biên chế và quỹ lương với cơ quan tài chính cấp trên và kho bạc Nhà nước, Hàng tháng tính tiền lương, tiền ăn trưa, tiền làm thêm giờ cho toàn thể cán bộ, viên chức, cán bộ hợp đồng của trung tâm. Thực hiện thanh toán tất cả các khoản theo quy chế chi tiêu nội bộ đúng kỳ hạn.
– Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi thanh toán công nợ, các khoản phải thu, phải nộp ngân sách nhà nước. Kiểm tra, giám sát mua sắm, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản, lập hồ sơ sổ sách quản lý tài sản, phối hợp với các phòng nghiệp vụ trong trung tâm kiểm kê tài sản theo quy định.
– Xây dựng các văn bản liên quan về công tác tài chính, kế toán và tài sản của trung tâm. Xây dựng phương án chi trả lương, thu nhập tăng thêm cho cán bộ, viên chức và lao động hợp đồng.
– Tổng hợp, sửa đổi bổ sung quy chế chi tiêu nội bộ hàng năm cho phù hợp với hoạt động của đơn vị và theo đúng quy định của pháp luật.
– Thực hiện đầy đủ, kịp thời các loại báo cáo, thống kê đối với cơ quan tài chính cấp trên. Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo đúng quy định của pháp luật;
– Hướng dẫn, đôn đốc các phòng nghiệp vụ thực hiện đúng các quy định trong quy chế chi tiêu nội bộ và các chế độ chính sách BHXH, BHYT cho cán bộ, viên chức trong trung tâm đảm bảo thực hiện .- Ngoài những nhiệm vụ trên phòng Tổ chức hành chính thực hiện các nhiệm vụ khác theo chỉ đạo của Giám đốc.